Администрацией Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) (далее – Администрация) принимаются меры, направленные на недопущение нарушений установленных требованиями Федеральных законов от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» сроков рассмотрения обращений и запросов граждан, в том числе при рассмотрении вопроса о совершенствовании системы контроля за сроками прохождения корреспонденции.

На регулярной основе рассматриваются вопросы исполнительской дисциплины при работе с обращениями граждан с принятием мер, в том числе дисциплинарного характера, направленных на недопущение ее нарушений.

Ответственность за качество, полноту и своевременность подготовки ответов на обращения граждан возлагается на руководителей структурных подразделений.

Непосредственную организацию и координацию деятельности Администрации по работе с обращениями граждан и организаций осуществляет Управление по работе с обращениями и сообщениями граждан и организаций.

Поступившие в адрес Главы Республики Саха (Якутия), Правительства Республики Саха (Якутия) и Администрации обращения регистрируются в Единой системе электронного документооборота (далее — ЕСЭД). Все обращения ставятся на контроль. ЕСЭД позволяет контролировать ход исполнения и срок подготовки ответов на обращения.

Контроль исполнения включает в себя: постановку обращения на контроль, проверку его прохождения и своевременного доведения до исполнителя, периодическое напоминание исполнителю о наличии неисполненных контрольных обращений на текущую дату и в режиме упреждающего контроля, снятие контрольного обращения с контроля, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения контрольных документов по обращениям граждан, подготовку статистических данных с целью определения эффективности работы, а также информирование руководства Администрации, руководителей структурных подразделений в целях принятия мер для обеспечения своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятия по ним решений и направления заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок.

Сотрудники структурных подразделений, ответственные за контроль, несут персональную ответственность за своевременное и в полном объеме исполнение поручений руководства по обращениям граждан и организаций.